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Um bom trabalho é resultado de uma série de fatores que começam e dependem sempre de uma boa gestão. Na construção civil e na arquitetura, a gestão de projetos é o caminho para solucionar problemas como atrasos, informações inconsistentes e muitos outros.
Embora a adoção de algumas estratégias torne o gerenciamento mais eficaz, nem sempre há conhecimento sobre elas. No post a seguir, você conhecerá algumas práticas que ajudarão melhorar o gerenciamento dos seus futuros projetos em arquitetura. Confira!
Faça um planejamento detalhado
Um planejamento detalhado engloba uma série de fatores que serão responsáveis por permitir um controle mais detalhado do processo e a melhor gestão de projetos em arquitetura. Ao final, isso melhora a organização dos recursos e eleva a qualidade do serviço.
É fundamental inserir no planejamento não apenas o projeto, mas também o objetivo, o escopo e os riscos. Ou seja, todos os detalhes do projeto devem constar no planejamento, evitando problemas como a necessidade de adiamento ou o aumento exagerado de custos.
Tenha um cronograma
O cronograma funciona como uma espécie de “mapa do tempo”, mostrando quando deverá ser realizada cada atividade do projeto. Quando tudo isso está documentado, torna-se mais simples avaliar o andamento dos processos.
Um bom cronograma tem muito mais que custos e prazos, visto que pode (e deve) retratar o escopo a ser fornecido, bem como os recursos e muitos outros detalhes. Ele deve ser completo e incluir até mesmo o orçamento.
De modo geral, trata-se de uma ferramenta que executa papel fundamental na hora de visualizar cada atividade — tanto as já executadas quanto as futuras —, bem como detalhes do orçamento.
Delegue algumas atividades
Para uma gestão de sucesso, é fundamental delegar algumas tarefas, especialmente para que o gestor consiga se dedicar à execução de ações prioritárias. Contudo, é preciso saber não apenas quais atividades podem ser delegadas, mas também quem pode executá-las.
Você deve conhecer sua equipe e se atentar às habilidades e características de cada profissional, garantindo que a atividade seja executada com qualidade. De modo geral, a delegação de tarefas tem dois resultados satisfatórios: gestor com tempo para realizar atividades urgentes e colaboradores engajados com o projeto.
Avalie a integração das várias áreas de atuação
Por mais que o arquiteto seja o principal responsável pelos projetos em arquitetura, ele não executa tudo sozinho. A sua atuação deve estar integrada ao trabalho de várias outras pessoas, então isso tem que ser levado em conta.
A captação de clientes, por exemplo, pode ser feita por um time comercial e de marketing. Já a gestão de fornecedores é executada por outro profissional, enquanto a parte financeira fica a cargo de um terceiro. Para que o escritório de arquitetura funcione, todas as ações devem ser coordenadas.
Também é preciso pensar de forma externa, como na atuação dos fornecedores, dos parceiros e da mão de obra. Tudo tem que ser planejado para funcionar de uma maneira sincronizada.
Exerça uma liderança forte
Cuidar da gestão de projetos de arquitetura é como comandar um barco. É preciso conduzir todos para a direção correta, o que exige uma boa tomada de decisão e uma liderança adequada.
Por isso, é fundamental exercer o papel de líder da forma certa. Saiba, por exemplo, reconhecer os colaboradores e ofereça feedback como meio de incentivo. Use ferramentas para acompanhar o desempenho, delegue as atividades e garanta todo o suporte necessário.
É muito importante inspirar as pessoas e estimular o engajamento e a motivação. Todos devem se envolver com os projetos em arquitetura para que os resultados sejam obtidos conforme o previsto.
Otimize o seu tempo
Para dar conta de todas as obrigações previstas na gestão de projetos, é indispensável cuidar da administração do seu tempo. Fazer uma lista de tarefas e definir as prioridades é um jeito de garantir que todos os resultados sejam atingidos ao final do dia.
É preciso, ainda, tomar cuidado com a procrastinação e com as tarefas que não agregam valor à sua atuação. Crie rajadas produtivas para conseguir atender a todas às exigências e consolidar uma performance melhor.
Não se esqueça de ter um espaço reservado para imprevistos. Desse jeito, se algo sair do planejamento, é possível acomodar as novas necessidades na rotina.
Utilize softwares de gestão
Softwares são excelentes ferramentas para otimizar a rotina de quem atua no ramo da arquitetura. Hoje, existem muitas opções no mercado que não apenas automatizam as atividades, mas que permitem um acompanhamento mais eficaz e fornecem relatórios que são úteis no direcionamento de decisões.
A elaboração de orçamento de projetos, a definição de prazos e a visualização de tarefas pendentes são algumas das funcionalidades existentes na maioria dos softwares. Contudo, há a opção de adaptar/criar um software a partir das necessidades de cada profissional ou escritório de arquitetura.
Mantenha a organização
A tecnologia ajuda, mas não faz tudo sozinha. Para dar conta da gestão de projetos, é essencial manter a organização sempre em dia. Isso significa, por exemplo, documentar todas as solicitações de clientes, o escopo dos projetos e os dados importantes, como o prazo de entrega.
Não se esqueça de registrar a comunicação entre o time, como as dúvidas, necessidades ou recomendações. Quando for preciso, todos podem verificar as informações para seguir com as etapas.
Para completar, mantenha os documentos sempre em dia. As licenças para obras, os registros adequados e as plantas devem estar agrupados e organizados. Assim, é fica simples seguir o escopo dentro do previsto.
Busque ajuda externa
Em alguns casos, a gestão de projetos em arquitetura exige algo mais. É preciso, por exemplo, reestruturar a forma de atuação ou automatizar muitas funções por meio da tecnologia. Ao mesmo tempo, os prazos não deixam de correr.
Para solucionar essa questão, vale a pena buscar ajuda externa. Uma consultoria na área, por exemplo, auxilia na definição das melhores práticas e na identificação dos maiores gargalos. Com mudanças positivas, orientadas e que agregam valor, o desempenho é favorecido.
A atuação desse time externo ajuda, ainda, no acompanhamento dos resultados. Por meio da análise relevante de indicadores, dá para entender o que tem dado certo e o que requer uma atenção extra do gerenciamento.
Embora a lei defina a gestão de projetos como uma das atribuições de arquitetos e engenheiros civis, o conhecimento acerca das melhores práticas dos projetos em arquitetura é pouco difundido, tornando, muitas vezes, a tarefa ineficaz. Contudo, há várias práticas que podem ser adotadas para otimizar o processo de gestão, como as abordadas no post.
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